Elektronisk kommunikation med Husejerforeningen

Trykte medier er på hælene, og den elektroniske kommunikation vinder frem - også her i kvarteret.
Beboerbladet Kilden er gået ind, og bestyrelsen agter nu at droppe papirudgaverne af generalforsamlingsindkaldelser, dagsordener og referater.
Generalforsamlingen skal derfor behandle et forslag om en vedtægtsændring, der indfører elektronisk kommunikation i foreningen.

Elektronisk omdeling

Tanken er, at de vedtægtsbundne informationer fremover skal “omdeles” via mail, og derfor har bestyrelsen indgået en abonnementsaftale med et system, kaldet “Vores Forening”, der vil gør det muligt at kommunikere på kryds og tværs i foreningen, via mail.
Man kan også kommunikere på kryds og tværs via Facebook-gruppen, men dels er langt fa alle beboere/husejere på FB, dels kan man ikke via FB “aflevere” meddelelser/informationer til alle, eller til lejligheden afgrænsede modtagere. Endelig kan der også være beboere, der har princippielle indvendinger mod at foreningens kommunikation bindes til en udenlandsk tech-gigant med en kontroversiel tilgang til data-mining, tredje-parts samarbejder m.m.

GDPR

“Vores Forening” er udviklet og drives af et hold personer, der har udgangspunkt i lokal foreningsarbejde - klubber, andels- og ejerforeninger m.m. Med vores 393 husstande er Strandvejskvarteret p.t. den største kunde. Inden vi sætter systemet i drift, vil vi sammen med firmaet sikre at alle GDPR-krav overholdes.

Huset er centrum

I systemet er HUSET omdrejningspunktet; der er så at sige 393 medlemmer, identificeret ved den fysiske adresse. Til hvert hus kan der knyttes mange mail-adresser, men udgangspunktet er, at den registrerede husejer, der står som betaler af kontingent til foreningen, er den første mail-adresse.

Der kan indlægges dokumenter om huset, f.x. relevante byggetilladelser eller hvad man selv finder relevant, og man kan selv forvalte synlighed af personoplysninger, dokumenter osv.
Mere om det senere, når systemet “Vores Forening” er aktiveret.

Hvordan indmelder du dig?

Husets første mailadresse:
Du kan bruge denne app til at tilmelde husets første mailadresse: forms.gle/oyrahHwBfmDEMomS9. Du kan også indsende mailadressen til generalforsamling@strandvejskvarteret.dk. Se også om generalforsamling nedenfor.

Supplerende mailadresser:
Når huset - og systemet “Vores Forening” - er aktiveret, kan husets beboere indskrive flere mailadresser, fx medejende ægtefælle eller endnu vigtigere flere ejer-husstande på matriklen.
Man kan vist også også få indlagt sin mailadresse som lejer eller beboer i øvrigt.

Værktøj til alle

Systemet vil gøre det enklere (og billigere) for bestyrelsen at opfylde de vedtægtsbestemte informationsforpligtelser. Men systemet gør det også muligt for hver især at sende en mail til alle i den relevante del af gaden, når der skal lukkes for vand eller el, eller til hele gårdrummet hvis der er rotte-alarm. Eller forslag om gade-fest, advarsel om forestående støj fra festligheder eller byggeri - fortsæt selv …….

Medlemssystemet "Vores Forening"

Du kan få et udmærket overblik over systemet funktioner ved at gå ind på hjemmesiden for Vores Forening.
Tag fx en gennemgang af systemet med menupunktet "Tour".
Systemet har også en FaceBook-side.

Fritagelse er mulig

Bestyrelsen foreslår at det skrives ind i foreningens vedtægter at kommunikationen til medlemmerne fremover foregår via mail, og at husejerne forpligtes til at sikre at foreningen råder over en aktiv mailadresse.
Målet er selvfølelig at få alle husstande koblet op på “Vores Forening”, men der er helt sikkert et lille antal, der ikke kan og ikke ønsker det.
De beboere skal efter bestyrelsens mening kunne anmode om at blive fritaget, efter de samme kriterier som det offentlige anvender for fritagelse for elektronisk kommunikation.

Behandling på Generalforsamling

Denne form for anvendelse af elektronisk kommunikation i foreningen til formelle beslutninger skal anerkendes i vedtægterne. Der er derfor et forslag til GF den 1/3-2023 om at ændre i vedtægterne.
Op til GF'en er også udsendt et papirark, hvorpå der er vejledning til tilmeldelse af husets primære email-adresse. Se indkaldelsen til GF.

Log: Dato rykket frem2/3-2023 for at få den højere på forsiden. Reference til GF indlagt 12/2-2023 af Søren. Smårettelser 4/2-2023. Artikel oprettet 3/2-2023 af Søren Borch baseret på materiale fra Husejerforeningens formand Dines Boertmann